Wie is de klant?
Vehgro is een internationale B2B-groothandel in biologische voedingsproducten. Wat ooit begon als een kleinschalige biowinkel, is inmiddels uitgegroeid tot een ambitieuze organisatie met wereldwijde ambities. Het team bestaat uit meer dan 20 medewerkers, waaronder 3 vaste FTE’s en 3 structurele stageplekken die specifiek gericht zijn op het werken met Elovate. Vanuit dit team wordt voortdurend gewerkt aan de uitbreiding van het assortiment en een optimale online presentatie.
In tegenstelling tot veel B2B-bedrijven beschouwt Vehgro content niet als bijzaak, maar als strategisch speerpunt. Kwalitatieve en meertalige productinformatie is de basis van hun online succes.
De uitdaging: grip op content en publicatiesnelheid
De snelle groei van Vehgro bracht operationele uitdagingen met zich mee. Er moesten duizenden producten beheerd worden, elk met unieke kenmerken afkomstig van tientallen leveranciers. Contentproductie verliep handmatig en stroperig: een contentschrijver stelde teksten op, waarna een productmanager deze moest nalopen, zonder duidelijke workflow of versiebeheer.
Ook hun bestaande e-commerceplatform schoot tekort. Magento bood geen ondersteuning voor import/export, geen duidelijke workflowstructuur en geen mogelijkheid tot automatische vertalingen. Dit leidde tot vertragingen, foutgevoeligheid en onnodig dubbel werk.
Vehgro zat daarmee met drie kernproblemen:
- Traag en foutgevoelig publicatieproces
- Gebrek aan workflow-ondersteuning en documentcontrole
- Moeizame samenwerking tussen content- en productteams
Waarom geen traditioneel PIM-systeem?
Om deze drie kernproblemen aan te pakken, onderzochten ze eerst traditionele PIM-systemen. Ze hadden zich al verdiept in onder andere KatanaPIM, dat op dat moment als favoriet naar voren kwam. Toch kozen ze er bewust voor om die route voorlopig niet in te slaan.
De timing was simpelweg niet geschikt: het bedrijf stond op het punt te verhuizen naar een groter pand en focuste zich op de implementatie van een WMS. Nog een zwaar IT-traject erbij met bijbehorende inrichting, datamigratie en training zou te veel vragen op een moment waarop alle capaciteit al benut werd.
In plaats daarvan kozen ze voor Elovate: een oplossing die direct waarde toevoegt, laagdrempelig is en perfect aansluit op de manier waarop Vehgro met content wil werken. Niet als vervanger van een toekomstig PIM, maar als praktische stap vooruit die nu al veel van hun belangrijkste uitdagingen oplost. Hiermee kunnen ze hun drie kern problemen oplossen.
Met Elovate kreeg Vehgro grip op content, zonder eerst maandenlang een PIM-implementatie te moeten doorlopen. Het bleek precies de praktische, schaalbare oplossing te zijn die op dat moment nodig was.
Resultaten & Impact
Sinds de inzet van Elovate heeft Vehgro aantoonbaar meer grip gekregen op het volledige contentproces. Waar contentbeheer eerder versnipperd en handmatig verliep, wordt nu circa 90% van de Magento-catalogus beheerd vanuit Elovate. Workflows zijn helder ingericht, taken zijn overzichtelijk verdeeld en deadlines worden automatisch bewaakt.
Contentverrijking verloopt sneller, gestructureerder en met meer controle. Niet alleen de tijdwinst, maar vooral de sprong in kwaliteit maakt het verschil.
Dankzij automatische vertalingen en exportmogelijkheden worden nieuwe producten bovendien sneller gepubliceerd, zonder concessies te doen aan de inhoud. Vertalingen zijn daarmee niet langer een bottleneck, maar juist een versneller.
Teams werken efficiënter samen: rollen zijn duidelijk, controles zijn ingebouwd en dubbel werk is sterk verminderd.
De voordelen in de praktijk:
- Sterkere samenwerking tussen teams
Contentmakers en productmanagers werken nu in één flow, met minder miscommunicatie en meer overzicht. - Snellere livegang van nieuwe producten
Automatische vertalingen en gestroomlijnde processen verkorten de time-to-market aanzienlijk. - Minder handwerk, minder fouten
Repetitieve taken worden geautomatiseerd en fouten worden vroegtijdig onderschept.
Samengevat
De samenwerking met Vehgro laat zien hoe belangrijk het is om content serieus te nemen. Met Elovate heeft Vehgro niet alleen meer grip gekregen op hun processen, maar ook de ruimte om door te groeien. Waar handwerk en versnippering ooit de norm waren, is nu sprake van structuur, rust en schaalbaarheid. En dat maakt alle verschil.